Onbee.app Integration with Zapier Platform

2. Trigger

The Zap definition starts with defining the Trigger. In our specific case, this event is adding a new row with an employee in the spreadsheet.

In this part, we also define which specific column will be used to trigger the event. This is especially important for situations where we would want to write to the spreadsheet manually, or would want to manually select which rows we want to transfer - after a value appears in the trigger column, the Zap will try to transfer the data and it could happen that if I fill in the trigger column first, an error will occur and the Zap will try to transfer an empty row with only this value.

Zapier will try to find an item from the linked spreadsheet that we can use as a test record within the Zap definition.

3. Action

After we have defined the data source and trigger, we set up what to do with this data. In our case, we select Onbee.app and the "Create Employee in Onbee.app" action.

In this part, Zapier will require an API token from Onbee.app. You can get the token in Settings | API tokens.

In the "Action" section, you define the link between the data from the spreadsheet in the Trigger section and the corresponding fields in Onbee.app.

A great advantage of Zap is that before its activation (i.e., publication), you can test its functionality and verify that employees will be correctly transferred to Onbee.app.

Dobro vedeti

• Podatki se posodabljajo enkrat dnevno
• Spreminjanje filtra ni takojšnje - pritisniti morate gumb "Prikaži"
• Filtrirane podatke lahko shranite v CSV datoteko in odprete v Microsoft Excelu
• Vsako filtriranje po izbiri gumba "Prikaži" spremeni URL poročila v oknu brskalnika
• Splošne informacije o BI modulu najdete v članku: Analitika - Predstavitev BI modula
• Funkcija analitike je na voljo v licenci Enterprise in višjih.

Vrste predlog

V sistemu locimo vec kategorij predlog glede na njihovo uporabo:

• Predloge povezane s tokom zaposlovanja
  • Samodejno se ponudijo pri premiku kandidata v naslednjo fazo zaposlovanja - na primer pri vabljenju na razgovor ali po zavrnitvi.
• Splosne predloge
  • Povezane z rocnim posiljanjem e-poste prek gumba "Poslji e-posto". Uporabljajo se za poljubno komunikacijo zunaj fiksnega toka zaposlovanja.
• Samodejno poslane predloge
  • Uporabljajo se za avtomatizirane akcije, kot so ankete NPS, samodejni odgovori na prejete prijave ali potrditve prejema e-poste.
• Predloge za druge akcije
  • Niso neposredno povezane s tokom, vendar se se vedno nanasajo na postopek zaposlovanja. Sem spadajo predloge za pridobitev soglasja GDPR, recikliranje kandidatov in druge specificne akcije.

Spodaj podrobneje opisemo vsako vrsto.

7. Recikliranje kandidatov

Nasvet: Naučili se boste, kako se reciklirajo kandidati s kopiranjem ali premikanjem na druga delovna mesta.

Dobro: Lahko boste reševali praktične scenarije, ko se je kandidat prijavil na drugo delovno mesto, kot ima predpogoje, ali imate več delovnih mest, kjer bi se lahko uveljavil.

Naloga:

• Začnite na delovnem mestu, kjer izberete kandidate in jih nato kopirajte na drugo delovno mesto.
• Na kartici kandidata z aktualnega navedenega delovnega mesta kandidata premaknite na drugo delovno mesto.
• Opazite, da v bazi kandidatov v sekciji "kandidati" imate možnost samo kopirati kandidata na drugo delovno mesto in premikanje ni mogoče.
• V sekciji "kandidati na delovnih mestih" izberite kandidate in jih premaknite na drugo delovno mesto.

Rešitev te vaje najdete v naslednjem videu: